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Modul 1.3 Personalplanung, -beschaffung und -entwicklung

In diesem Teil lernst du, wie Personalplanung hilft, den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf deines Sozialunternehmens zu ermitteln. Du erfährst, welche Methoden es zur Personalbeschaffung gibt, um passende Mitarbeitende zu gewinnen. Außerdem lernst du, wie die Personalentwicklung dazu beiträgt, die Fähigkeiten und Potenziale der Mitarbeitenden gezielt zu fördern.

Bedeutung

In Sozialunternehmen ist das Team nicht nur Mittel zum Zweck, sondern oft Träger der Vision. Die richtige Personalstrategie sichert nicht nur das operative Geschäft, sondern fördert auch Werteorientierung, Teamzusammenhalt und langfristige Wirkung.

Herausforderungen für Sozialunternehmen:

Geringere Gehälter im Vergleich zur freien Wirtschaft
Hoher Idealismus vs. operative Realität
Ehrenamtliche Strukturen oder hybride Beschäftigungsformen
Ressourcenknappheit

Vorteile einer strategischen Personalplanung:

Bessere Bindung von Talenten mit Sinnorientierung
Klarheit über Rollen, Verantwortlichkeiten und Entwicklungspfade
Bessere Außendarstellung als Arbeitgeber
Frühzeitiges Erkennen von Ressourcenengpässen oder Wachstumspotenzialen

Hilfreiche Tools

Personalplanung

Tool	Zweck	Anwendung
Ressourcen- und Kapazitätsplan (Excel/Notion)	Überblick über vorhandene & benötigte Ressourcen	Monatlich aktualisieren, um Teamwachstum oder Engpässe sichtbar zu machen.
Organigramm / Rollen-Map (z. B. in Miro, Notion, FigJam)	Klare Rollenverteilung (nicht nur Stellen)	Besonders hilfreich bei Rollenveränderungen, Teamwachstum oder Selbstorganisation.
OKR-System (Objectives & Key Results)	Ausrichtung von Personalplanung an strategischen Zielen	Jährlich oder quartalsweise, verbunden mit Rollen- oder Projektvergabe.

Personalbeschaffung

Tool	Zweck	Anwendung
Kulturelle Fit Canvas / Value Fit Matrix	Bewerber auf Werte und Haltung prüfen	Hilfreich für die Vorauswahl und in Vorstellungsgesprächen.
Job Crafting Canvas	Ansprechende, sinnvolle Stellenprofile gestalten	In Co-Creation mit dem Team: Was soll die Rolle wirklich bewegen?
Bewerber-Kompass (Recruiting Scorecard)	Systematische Auswahl und Transparenz im Prozess	Punktevergabe auf Fachliches, Motivation, Werte, Teamfähigkeit.

Personalentwicklung

Tool	Zweck	Anwendung
Personalentwicklungsplan (PE-Canvas)	Individuelle Entwicklung strukturieren	Mind. 1x jährlich im 1:1-Format mit klaren Entwicklungszielen.
Growth Frameworks (z. B. Karrierestufen-Modelle)	Perspektiven schaffen ohne klassische Hierarchie	Besonders relevant in agilen oder flachen Organisationen.
Peer-Learning-Zirkel / Lernreisen (Learning Circles)	Wissensaustausch & persönliche Entwicklung im Team	Regelmäßig z. B. als monatlicher Lernzirkel oder internes Barcamp.

Schritt für Schritt Anleitung

Schritt 1: Ermittle deinen Personalbedarf (Personalplanung)

1.1 Kläre deine Mission & Strategie

Frage dich: Was will dein Sozialunternehmen in den nächsten 6–12 Monaten bewirken?
Beispiel: du willst einen neuen Wirkungsbereich erschließen (z. B. Bildung, Umwelt)? Dann braucht es Expertise und Kapazitäten in diesem Bereich
Tipp: Nutze ein OKR-Framework (Objectives & Key Results), um Ziele messbar zu machen

1.2 Analysiere deine bestehenden Strukturen

Erstelle ein Organigramm (Verweis auf Kapitel 1.1 - auch wenn’s nur 3 Leute sind) – wer macht was?
Prüfe, welche Aufgaben dauerhaft intern oder flexibel extern erledigt werden können (z. B. Buchhaltung auslagern, Kommunikation intern)

1.3 Definiere Rollen und Verantwortlichkeiten

Verwende ein Rollen-Canvas oder einfache Tabellen mit:
o Titel der Rolle
o Aufgabenbereiche
o Verantwortlichkeiten
o Entscheidungsspielräume

So entsteht ein klares Bild der Lücken und Überlastungen

1.4 Kalkuliere Kapazitäten & Ressourcen

Budgetplanung: Was kannst du realistischerweise für neue Stellen aufbringen?
Zeitplanung: Wie viel Zeit hast du (selbst oder im Team), neue Leute einzuarbeiten?

1.5 Identifiziere Kompetenzlücken

Erstelle eine Skill-Matrix: Wer bringt welche Fähigkeiten mit – was fehlt?

Schritt 2: Beschäftige dich mit der Personalbeschaffung (Recruiting)

2.1 Entwickle ein attraktives Stellenprofil

Gehe über klassische „Anforderungen“ hinaus:
o Was ist der Zweck der Rolle?
o Was bietet ihr an Sinn, Kultur, Entwicklungsmöglichkeiten?
Tipp: Verwende klare Sprache und biete Gehaltsspannen

2.2 Formuliere eine zielgerichtete Ausschreibung

Erkläre, was euch als soziales Unternehmen ausmacht – „Zweck zuerst“

Füge echte Einblicke in die Unternehmenskultur hinzu (z. B. Zitat von Teammitglied, Bild aus dem Büroalltag)
Benenne klar: Welche Aufgaben, welches Mindset, welche Skills sind relevant?

2.3 Wähle geeignete Kanäle

Spezielle Plattformen für Fachkräfte, die Jobs in Gemeinwohlorientierten Unternehmen suchen: GoodJobs, Talents4Good, das eigene Netzwerk, Social Media
Allgemeine Business-Plattformen: LinkedIn, Xing, ggf. branchenspezifische Gruppen

Tipp: Lass Teammitglieder die Anzeige teilen – persönliche Netzwerke sind oft wertvoller als Reichweite

2.4 Gestalte Auswahlverfahren mit Kulturfokus

Setze auf strukturierte Interviews mit gleichen Fragen für alle – so vermeidest du Voreingenommenheit. bzw. Verzerrungen bei der Personalauswahl
Ergänze z. B. mit:
○ Probetag oder Testaufgabe
○ Kultur-Kompatibilitäts-Check: Passt die Person zu Werten, Team und Arbeitsweise

2.5 Gestalte Einarbeitung systematisch

Erstelle ein Onboarding-Paket:
o Vision, Werte, Tools, Prozesse
o Interne Ansprechpartner
Beispiel: Ein „Buddy-System“ mit einer Ansprechperson im Team hilft beim Ankommen

Schritt 3: Gestalte Personalentwicklung

3.1 Führe Entwicklungsgespräche

1–2-mal jährlich ein strukturiertes Gespräch zu:
o Was läuft gut?
o Wo willst du dich entwickeln?
o Was brauchst du dafür?
Nutze dafür Vorlagen mit Reflexionsfragen oder ein Growth Canvas

3.2 Stell Ressourcen für Lernen bereit

Budget oder Zeitfenster für Weiterbildungen festlegen
Beispiele:
○ Onlinekurse (z. B. openHPI, Coursera)
○ Veranstaltungen, Barcamps, Masterclasses
○ Internes Peer-Learning (Lunch & Learn)

3.3 Gestalte persönliche Lernpfade

Entwickle mit jedem Teammitglied eine individuelle Lernstrategie:
○ Skill-Ziele setzen
○ Meilensteine und Feedbackschleifen vereinbaren
Tipp: Kombiniere Selbstlernen, Praxisübungen und Coaching

3.4 Baue Feedbackkultur auf

Etabliere regelmäßige Feedbackformate:
○ Wöchentliche Team-Check-ins
○ Retrospektiven (Was lief gut? Was lernen wir?)
○ 360° Feedback (von Kolleggen, Führung, ggf. Partnern)

3.5 Wirkung messen

Wie zeigt sich die Entwicklung konkret?
○ Neue Verantwortung übernommen?
○ Projekt erfolgreich geleitet?
○ Mehr Klarheit und Zufriedenheit?
Dokumentiere Fortschritte und erkenne die Entwicklung explizit an

Nützliche Informationen

Wissenswertes

Praxisbeispiel Seniorenkochschule

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Downloadbare Dateien

Mitarbeitergespräch und Personalplanung (WORD und EXCEL)

Mitarbeitergespräch und Personalplanung, ZIP (99 KB)

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Die Inhalte basieren auf dem Konzept der CONOSCOPE GmbH für betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse für Social Entrepreneurs in Sachsen und entstanden in Kooperation mit dem Impact Hub Leipzig. Sie wurden zuletzt aktualisiert am 19.09.2025.